10 ting å tenke på når du skal ha et event

two-women-kneeling-while-throwing-confetti-1627935

Et event er nesten alltid et komplekst prosjekt hvor et vellykket resultat avhenger av at man klarer å holde styring, være klar på prioriteringene sine, og vite hvordan en suksess ser ut. Her er noen av sjekkpunktene som kan hjelpe deg med ditt event.

1. Hvem er målgruppen

Det er kanskje innlysende, men noen ganger henger man seg så mye opp i detaljene rundt selve eventet at man glemmer overblikket og hvem man planlegger et arrangement for. Husk alltid å spørre hvem målgruppen faktisk er. Hva forventer de, hvilke behov har de, hva er viktig for dem? Hvis du kjenner målgruppen godt, vet du nok svaret på dette. Hvis ikke kan det være en idé å spørre dem. Eventene som er lagt opp etter en tydelig målgruppe blir vanligvis de beste.

2. Hvor er eventet?

Lokasjon vil ha mye å si for hvordan eventet ditt blir. Er det viktig at alle skal kunne komme seg raskt og enkelt til eventet? Ønsker du å samle gjestene dine på et mest mulig sentralt sted med kort vei til alt, eller vil du heller ha et sted som er langt unna alt, slik at alle deltagerne holder seg på arenaen? Vil du ha naturskjønne omgivelser, eller et urbant strøk? Hvordan skal deltagerne komme seg til eventet, skal du organisere felles transport? Trenger du å tenke på parkering?

3. Hva trenger du av lyd, lys, foto og video?

Skal du ha scenebelysning, stemningslys, mikrofoner (hvor mange), lydanlegg til band? Hva med video? Skal eventet dokumenteres med levende bilder, eller skal dere ha en fotograf som foreviger dagen? Et lite tips for deg som arrangerer lignende eventer hvert år, er å få tatt bilder fra eventet slik at dere kan bruke dem i markedsføringen neste år. Profesjonelle bilder gir mye godt materiell å jobbe med, og anbefales på det sterkeste. 

4. Hvor mye tid trenger du i forkant?

Det å organisere et event kan ta lengre tid enn man først tenker. En tommelfingerregel hvis du har lite erfaring med eventproduksjon, er å tredoble den tiden du tror du trenger. Et erfarent byrå er dog effektivt og rutinert, og kan redusere tiden det tar fra planleggingen starter til du kan åpne dørene og ønske velkommen. Likevel må du passe på å komme i gang tidlig nok, slik at du har godt med tid til for eksempel å booke artisten du ønsker. Populære underholdere kan være booket flere måneder frem i tid. Det samme gjelder for lokaler, teknikere, og så videre.

5. Hvor mye bemanning må du ha?

For eventer med litt størrelse, kan det være aktuelt med ulike former for bemanning. Det kan være at du ønsker garderobevakter, servitører eller noen som tar seg av registreringer, ønsker velkommen og deler ut programmer. Dann deg et realistisk overblikk i god tid, slik at du slipper å stresse med bemanning i siste liten. Det er også lurt å ha noen i bakhånd, slik at eventet ikke ramler fra hverandre hvis noen blir syke eller må melde avbud. 

6. Trenger du en plan B?

Planlegger du et utendørs-event, vil vi noen tilfeller anbefale at du tar værforbehold – eller bedre – at du har en plan B med alternativ innendørs lokasjon. Kanskje er det også andre risikofaktorer i programmet ditt hvor en plan B kan gi lavere skuldre. 

7. Hvilket påmeldingssystem skal du ha?

Hvordan/hvor skal gjestene melde seg på, hvilken informasjon skal du lagre om dem, og hvordan gjør du dette i tråd med personvern og GDPR? Hvordan skal du kontakte deltagerne hvis det blir endringer i programmet? Skal du sende ut programmet og praktisk info på forhånd, hvem tar ansvar for det?

8. Bør eventet ha egne nettsider?

Kanskje skal arrangementet ditt ha sin egen nettadresse, slik at du kan samle all informasjon der. Ta gjerne også en runde på om dere skal ha en side i sosiale medier, for eksempel et Facebook-event. Hvis dere lager dere en eller flere sider på nettet, er det viktig at disse holdes oppdatert med riktig informasjon. Alle sider som er interaktive må også sjekkes ofte, slik at dere fanger opp og besvarer eventuelle spørsmål og kommentarer. Hvem skal ta ansvar for dette?

9. Hva må dere bestille, og når er fristen?

Det kan være mye som skal produseres foran et arrangement, for eksempel menyer, programmer, bordkort eller brosjyrer. Hvem skal utforme dette grafisk, hvor skal det trykkes, og hva er bestillingsfristen og leveringstiden på dette? Skal dere sende ut noe i posten må du også ta hensyn til postgang. Tilsvarende, hvis dere skal leie inn utstyr, møbler eller mat: Pass på å være ute i god tid slik at alt er på plass før den store dagen.

10. Hva er det viktigste formålet ditt?

Sist, men definitivt ikke minst: Hva er det viktigste formålet med dette eventet, og hva er suksesskriteriene for arrangementet ditt? Hvordan vet du at du har lyktes? Hvilke verdier skal dere legge til grunn hvis dere havner i en dilemmasituasjon? Har dere for eksempel finansielle målsettinger, eller andre målbare mål?

Har du spørsmål? Ta kontakt med oss.